Checkliste fürs Briefing mit Ihrem Eventfotografen

Artikel von

Lilly

Eine Checkliste fürs Briefing mit dem Eventfotografen bringt die wichtigsten Absprachen auf den Punkt: Kläre zuerst die Bildziele, dann gewünschte Motive, Personen, Location und Licht. Halte außerdem Markenrichtlinien, Bildformate, Nutzungsrechte und Liefertermin fest. So weiß der Fotograf, welche Aufnahmen gebraucht werden und wann sie entstehen sollen.

Du hast vermutlich schon eine Vorstellung davon, was auf den Bildern zu sehen sein soll. Entscheidend ist, sie so konkret zu vermitteln, dass sie sich am Veranstaltungstag umsetzen lässt. Welche Personen oder Programmpunkte sind unverzichtbar? Welche Bildwirkung passt zu deiner Marke? Und wo werden die fertigen Fotos eingesetzt?

Hier findest du eine praktische Checkliste für dein Briefing. Sie führt dich Schritt für Schritt durch Motive und No-Gos, Ablauf und Location, Bildsprache und Markenrichtlinien sowie Auswahl, Bearbeitung und Datenlieferung. So kannst du offene Punkte vor dem Event klären und dem Fotografen eine klare Grundlage geben, ohne ein unnötig kompliziertes Dokument zu erstellen.

Gewünschte Motive und Personen, die nicht fotografiert werden möchten

Beginne mit dem Zweck der Bilder: Sollen sie die Veranstaltung dokumentieren, neue Kunden ansprechen oder die interne Kommunikation unterstützen? Notiere die gewünschte Aussage, bevor du einzelne Motive sammelst. „Das Team arbeitet gemeinsam an Lösungen“ führt beispielsweise zu anderen Bildern als „Das Produkt steht im Mittelpunkt“. So kann der Fotograf passende Situationen gezielt erkennen und festhalten.

Erstelle anschließend eine Shot-List mit unverzichtbaren Aufnahmen. Für eine Konferenz sollte sie zehn Motive umfassen. Beschreibe jedes Motiv so, dass Anlass, Personen und Bildaussage klar sind. Eine Liste kann zum Beispiel diese Aufnahmen enthalten:

• Eröffnung mit Redner und Bühnenhintergrund.
• Publikum während eines Vortrags.
• Detailaufnahme von Präsentation oder Bühnenbild.
• Gespräch zwischen Gästen in einer Pause.
• Begrüßung durch die Veranstaltungsleitung.
• Gruppenbild des Organisationsteams.
• Frage aus dem Publikum und Reaktion auf der Bühne.
• Ausstellungsstand mit Gästen im Gespräch.
• Abschlussmoment mit sichtbarer Stimmung im Raum.
• Markendetail, etwa Logo auf Einlassband oder Programm.

Ergänze bei jedem Punkt, wann und wo das Motiv entstehen soll. Das ist besonders hilfreich, wenn Programmpunkte gleichzeitig stattfinden oder die Räume wechseln.

Lege die gewünschten Einstellungen konkret fest. Soll ein Redner einzeln im Hochformat oder im Querformat mit Publikum zu sehen sein? Sollen die Bilder nah und emotional wirken oder mehr Raum und Umgebung zeigen? Solche Angaben lenken den Bildausschnitt und verhindern, dass wichtige Details später beim Zuschneiden fehlen.

Für VIP-Motive braucht es eine eindeutige Zuordnung. Erstelle eine Liste mit Namen und, falls hilfreich, Fotos zur Wiedererkennung. Kennzeichne außerdem, bei welchem Programmpunkt die jeweilige Person erwartet wird. So kann der Fotograf VIPs vor Ort identifizieren, statt sich allein auf Beschreibungen wie „der Ehrengast“ zu verlassen.

Klärt vor der Veranstaltung auch, wer nicht fotografiert werden möchte. Teile diese Information dem Fotografen mit und benenne eine verantwortliche Ansprechperson, die Änderungen vor Ort weitergibt. Bei einer internen Veranstaltung kann beispielsweise eine Person aus der Organisation die entsprechende Liste vertraulich verwalten. Wichtig ist, dass Fotograf und Team dieselben Informationen nutzen.

Prüfe die Shot-List abschließend gemeinsam mit den Entscheidern. Streiche doppelte Motive und markiere unverzichtbare Aufnahmen deutlich. Wenn eine Botschaft wie „persönlicher Austausch“ zentral ist, reicht ein einzelnes Bühnenfoto nicht aus. Plane dafür konkrete Gesprächssituationen ein. So werden gewünschte Motive, Bildaussagen und Personen zu einem umsetzbaren Briefing.

Ein einzelnes Bild reicht nicht immer aus. Lege deshalb fest, welche Personen oder Motive die gewünschte Aussage vermitteln sollen und welche Botschaften das Briefing enthalten muss. So erhält der Fotograf eine klare Orientierung bei der Auswahl der Situationen und Bildausschnitte.

Prüfe vor der Veranstaltung nochmals, wer nicht fotografiert werden möchte, und teile diese Information dem Fotografen mit. Wenn VIPs abgebildet werden sollen, hilft eine Liste mit Namen und gegebenenfalls Fotos dabei, die Personen vor Ort zu erkennen. Stelle solche Bilder bei Bedarf zur Identifizierung bereit und stimme die Angaben mit der Shot-List ab. Klare Vorgaben zu Personen und Motiven richten die Aufnahmen an der beabsichtigten Aussage aus.

Informationen zur Location und zu den Lichtverhältnissen

Notiere zuerst die genaue Location und den Ablauf vor Ort. Ein Saal, ein Foyer und ein Außenbereich bieten unterschiedliche Perspektiven und Lichtbedingungen. Eine Begehung vor dem Event hilft dem Fotografen, passende Standpunkte für die geplanten Aufnahmen zu finden. Markiere Orte auf einem Raumplan oder beschreibe sie eindeutig, etwa „Bühne links vom Haupteingang“. So lassen sich Wege und Fotopositionen besser einplanen.

Kläre außerdem, welche Räume genutzt werden dürfen. Soll ein vorhandener Besprechungsraum für Porträts dienen oder wird ein separater Raum benötigt? Halte fest, wann der Raum verfügbar ist und ob Möbel bewegt werden dürfen. So muss ein geplantes Gruppenbild nicht kurzfristig zwischen Garderobe und Catering entstehen. Nenne auch Zugangsbeschränkungen und die zuständige Kontaktperson am Veranstaltungsort.

Prüfe die Location nach diesen Punkten:

• Welche Räume und Bereiche sind für Fotoaufnahmen zugänglich?
• Wo stehen Bühne, Rednerpult und Präsentationsflächen?
• Welche Fenster, Lampen oder Scheinwerfer beleuchten die Motive?
• Darf zusätzliches Licht oder Blitzlicht verwendet werden?
• Gibt es einen geeigneten Raum für Porträts oder Gruppenbilder?

Diese Angaben helfen, Fotoausrüstung und Standorte auf die Räume abzustimmen. Ein dunkler Saal stellt andere Anforderungen als ein heller Empfangsbereich. Bei Veranstaltungen in mehreren Räumen sollte der Zeitplan zeigen, wo der Fotograf bei welchem Programmpunkt sein muss.

Besprich die Bühnenbeleuchtung vorab mit der Technik. Farbige Scheinwerfer können Gesichter stark einfärben, während ein heller Bildschirm im Hintergrund Motive überstrahlt. Nenne geplante Lichtwechsel, Präsentationen und Verdunkelungen. Wird während eines Vortrags das Saallicht ausgeschaltet, verändert sich die Wirkung der Aufnahmen deutlich. Ein kurzer Test während des Aufbaus zeigt, ob Gesichter und Bühnenbild erkennbar bleiben.

Bei dunklen Veranstaltungen sollte die Kameraeinstellung zur Location passen. Als mögliche maximale Auto-ISO-Einstellung nennt die Planung beispielsweise ISO 6400 oder 12800. Das ist ein Richtwert für die Abstimmung, keine pauschale Vorgabe für jeden Raum. Entscheidend sind vorhandenes Licht, gewünschte Bildwirkung und Bewegung im Motiv. Indirektes Blitzen kommt laut Empfehlung nur an einer weißen oder neutralen Decke mit maximal 4 m Höhe infrage.

Plane für den Aufbau der Fotoausrüstung einen Zeitpuffer von 30 Minuten ein. In dieser Zeit kann der Fotograf die wichtigsten Standpunkte und Lichtverhältnisse prüfen, bevor Gäste eintreffen. Besprich zugleich, welche Bilder für Presse, Website und soziale Medien gebraucht werden. Für weitere Unterstützung bei der fotografischen Planung kannst du dein Fotografenprofil vervollständigen.

Kläre, ob für Porträts vorhandene Räume genutzt werden können oder ein separater Raum benötigt wird. Stimme im Briefing ab, ob das vorhandene Licht ausreicht, Blitzlicht erlaubt ist oder Models beziehungsweise ein Stylist eingeplant werden sollen.

Wie briefe ich einen Eventfotografen richtig?

Ein gutes Briefing hält schriftlich fest, wer was bis wann und mit welchem Ziel umsetzt. Beziehe alle entscheidenden Personen ein und kläre offene Punkte vor dem Veranstaltungstag. Eine Checkliste fürs Briefing mit dem Eventfotografen macht Absprachen sichtbar und hilft, nichts Wichtiges zu übersehen. Ein kurzes Gespräch vor Ort eignet sich, um Zuständigkeiten und Änderungen direkt abzustimmen.

Welche Informationen zu Anlass, Ablauf und Programm gehören ins Briefing? Nenne Anlass, Zielgruppe, Veranstaltungsort und Zeitplan mit Uhrzeiten. Markiere Programmpunkte, die unbedingt dokumentiert werden sollen, und ergänze bei parallelen Abläufen den jeweiligen Raum. Bei einer Konferenz gehören etwa Begrüßung, Vortrag, Pause und Abschluss in die Übersicht.

Der Ablauf muss auch die Rollen klären. Benenne eine Ansprechperson, die vor Ort Entscheidungen treffen und Änderungen weitergeben darf. Lege fest, wer den Fotografen beim Einlass begleitet und wer bei Verzögerungen den Zeitplan aktualisiert. Sind mehrere Abteilungen beteiligt, braucht es einen klaren Abstimmungsweg, damit keine widersprüchlichen Anweisungen eintreffen.

Welche organisatorischen Details wie Zugang, Parken, Akkreditierung und Verpflegung gehören ins Briefing? Beschreibe den Zugang zur Location, den Treffpunkt, die Anreise und vorgesehene Parkmöglichkeiten. Bei Messen, Konzerten, Sportveranstaltungen und geschlossenen Gesellschaften muss die Akkreditierung rechtzeitig organisiert sein. Notiere außerdem, wo sich der Fotograf anmelden kann und an wen er sich bei Fragen wendet.

Verschiedene Veranstaltungsarten setzen unterschiedliche Prioritäten. Bei einer Konferenz zählen Redner, Publikum und Übergänge zwischen Programmpunkten. Bei einem Empfang stehen Begegnungen und Gespräche im Vordergrund. Bei einer Produktpräsentation braucht der Fotograf klare Hinweise zu Vorführungen und wichtigen Details. Lege vorab fest, welche Momente Vorrang haben, falls sich der Ablauf verschiebt.

Welche Nutzungsrechte und Datenschutzregeln gelten für Eventfotos in Deutschland? Vereinbare, für welche Zwecke die Bilder genutzt werden, etwa für Werbung oder Pressearbeit, und kläre die dazugehörigen Nutzungsrechte sowie Einwilligungen. Fotografen und Fotostudios müssen laut Artikel 13 DSGVO die Informationspflichten einhalten.

Auch bei guter Planung kann sich der Ablauf ändern. Welche Risiken und Notfallpläne sollte das Briefing für den Eventfotografen berücksichtigen? Lege Alternativen für Verspätungen, kurzfristige Programmänderungen und unzugängliche Bereiche fest. Bestimme, wer den Fotografen informiert und welche Aufnahmen bei Zeitdruck Vorrang haben. Ein klarer Plan verhindert, dass wichtige Entscheidungen erst während des Programms fallen.

Schicke den Ablauf vorab schriftlich und halte die finale Fassung für Organisation, Technik und Fotograf bereit. Bei größeren Projekten hilft ein Re-Briefing, Informationslücken vor Arbeitsbeginn aufzudecken. Nutze die Checkliste fürs Briefing mit dem Eventfotografen als gemeinsame Arbeitsgrundlage, damit alle Beteiligten dieselben Absprachen vor Augen haben.

Bildauswahl, Bearbeitung und Datenlieferung

Lege vor dem Event fest, wann die Bilder gebraucht werden. Für einen Pressebericht am Folgetag gelten andere Abläufe als für eine spätere Dokumentation. Vereinbare deshalb einen konkreten Lieferzeitpunkt und nenne interne Freigaben oder Veröffentlichungstermine. Üblicherweise dauert die Lieferung fertig bearbeiteter Eventbilder 5-10 Werktage. Plane diesen Zeitraum in deinen Kommunikationsablauf ein.

Auch eine Auswahl während der Veranstaltung braucht klare Prioritäten. Wenn Social-Media-Bilder noch am selben Tag erscheinen sollen, stimme ab, welche Momente dafür infrage kommen. Ein Same-Day-Edit kann 10-15 ausgewählte Bilder während des Events liefern. Dafür muss die Vorauswahl direkt vor Ort bearbeitet werden. Bestimme, wer Motive auswählt und wie die Dateien an die zuständige Person gelangen.

Die Anzahl der fertigen Bilder hängt unter anderem von der Shooting-Zeit und dem Programm ab. Als Richtwert entstehen etwa 50-80 bearbeitete Bilder pro Stunde. Bei einem Ganztages-Event können 300-500 finale Bilder zusammenkommen. Nutze diese Orientierung für die Planung, nicht als starre Vorgabe. Eine dichte Konferenz mit vielen Programmpunkten erzeugt andere Bildmengen als ein ruhiger Empfang.

Halte außerdem fest, was „fertig bearbeitet“ für deinen Einsatzzweck bedeutet. Sollen Farben und Helligkeit angepasst werden? Werden einzelne Bilder in einem bestimmten Ausschnitt benötigt? Vereinbare, ob die Dateien als RAW, TIFF oder final aufbereitet geliefert werden. Die Formate unterscheiden sich im weiteren Einsatz: Für Pressearbeit kann eine druckfähige Datei wichtig sein, während Social Media oft kleinere Dateien erfordert.

Bestimme die Exportgröße passend zum Kanal. Für Webbilder empfiehlt die Planung eine mittlere Bildgröße mit 2.048 px an der langen Seite. Für Social Media werden kleine Dateien mit 1.080 px genannt. Kläre, ob beide Varianten benötigt werden. So muss dein Team die Aufnahmen später nicht selbst neu zuschneiden oder exportieren.

Vereinbare schließlich den Lieferweg und die Bildauswahl. Eine Online-Galerie erleichtert den Zugriff auf sortierte Bilder. Lege fest, wer sie erhält und wer sie intern freigibt. Benenne Dateinamen oder Ordner nach Programmpunkten, etwa „Eröffnung“ und „Networking“. Bei vertraulichen Veranstaltungen solltest du auch festhalten, wer Zugriff erhält.

Ergänze diese Punkte in deinem Briefing:

• Liefertermin für die vollständige Auswahl und mögliche Zwischenlieferungen.
• Bildformate, Exportgrößen und technische Qualität.
• Umfang der Bearbeitung und gewünschte Bildauswahl.
• Lieferweg, Zugriffsberechtigte und interne Freigabe.

Damit sind Ablauf, Bildauswahl und Übergabe geklärt, bevor die Aufnahmen entstehen. Das spart Abstimmung nach dem Event und gibt deinem Team eine verlässliche Grundlage für Presse, Website und soziale Medien.

Briefing zu Bildzielen, Bildsprache und Markenrichtlinien

Welche Bildstile, Motive und Bildmengen solltest du vorab festlegen? Bestimme zuerst, welche Wirkung die Bilder erzielen sollen, etwa nahbar, dynamisch oder sachlich. Lege danach zentrale Motive und den benötigten Umfang für Website, Presse und soziale Medien fest. Drei bis fünf Referenzbilder zeigen dem Fotografen, welche Lichtstimmung, Perspektive oder Farbwirkung dir gefällt.

Beginne mit dem Auftraggeber und dem Anlass. Beschreibe kurz, was dein Unternehmen macht und welche Zielgruppe die Veranstaltung anspricht. Bei einer Fachkonferenz für Geschäftskunden stehen möglicherweise Austausch und Kompetenz im Fokus. Eine Produktpräsentation soll dagegen konkrete Anwendungen und Gestaltung sichtbar machen. Diese Angaben geben dem Fotografen eine klare Antwort darauf, welche Botschaft jedes Bild unterstützen soll.

Übersetze die gewünschte Markenwirkung in sichtbare Entscheidungen. Soll eine Marke zugänglich wirken, passen natürliche Gesprächssituationen und offene Gesichtsausdrücke. Für einen hochwertigen, technischen Eindruck können klare Linien und sorgfältig inszenierte Produktdetails wichtiger sein. Formuliere nicht nur „modern“ oder „professionell“, sondern ergänze ein Beispiel wie „helle Räume, echte Interaktionen und wenige gestellte Gruppenbilder“.

Besprich das Referenzmaterial gemeinsam. Markiere bei jedem Beispiel, was dir daran gefällt: Licht, Stimmung, Perspektive oder Bildausschnitt. Auch ein Moodboard mit kontrastierenden Bildern kann helfen. Erkläre, welches Element übernommen werden soll und welches nicht. So wird aus einer allgemeinen Stilidee eine konkrete Vorgabe, ohne dass der Fotograf einzelne Bilder kopiert.

Markenrichtlinien gehören ins Briefing, wenn sie die Bildgestaltung beeinflussen. Teile Logo-Dateien, Farbwerte und Vorgaben zur Platzierung. Nenne außerdem unerwünschte Hintergründe, sichtbare Wettbewerbsmarken oder störende Beschilderung. Bei einem Messestand kann es wichtig sein, dass das eigene Logo lesbar bleibt. Bei Porträts sollten Kleidung und Hintergrund zur visuellen Identität passen.

Ordne die gewünschten Bilder ihrem späteren Format zu. Querformatige Aufnahmen eignen sich beispielsweise für eine Website-Titelfläche, Hochformate für Beiträge in sozialen Medien. Wenn Text über ein Bild gelegt wird, braucht das Motiv dafür freie Fläche. Teile dem Fotografen mit, wo diese liegen soll und welche Elemente sichtbar bleiben müssen.

Eine kurze Übersicht macht die Vorgaben umsetzbar:

• Bildziel: Welche Aussage soll nach der Veranstaltung hängen bleiben?
• Bildsprache: Welche Stimmung, Perspektive und Farbwirkung passt?
• Marke: Welche Logos, Farben und Gestaltungsregeln gelten?
• Verwendung: Welche Formate und Ausschnitte braucht jeder Kanal?
• Priorität: Welche Motive sind für Kommunikation und Presse besonders wichtig?

Prüfe die Liste gemeinsam mit Marketing, Veranstaltungsleitung und weiteren Entscheidern. Wenn die Kommunikation eine Konferenz als offenen Austausch positioniert, sollten die Bildziele diese Aussage unterstützen. Stimmen die Vorgaben verschiedener Abteilungen nicht überein, klärt die Unterschiede vor dem Termin. Ein abgestimmtes Briefing verhindert, dass das Material zwar technisch gelungen ist, aber an der gewünschten Markenwirkung vorbeigeht.

Forevents - Dein Event. Deine App: DJ- und Musiker-Buchungen

forevents bringt Veranstalter und Event-Dienstleister online zusammen. Wenn dein Briefing steht, kannst du Fotografen und Filmer für die geplanten Motive sowie DJs und Musiker für dein Programm entdecken. Auch Fotobus & Eventmodule und Styling & Visagistik lassen sich in die Eventplanung einbeziehen.

Du bist selbst Dienstleister? Lege dein Anbieterprofil an und ergänze die Informationen zu deinem Angebot. So können Veranstalter besser einschätzen, ob deine Leistungen zu ihrem Event passen.

Mach aus deinem Briefing den nächsten konkreten Schritt

Nutze deine Checkliste fürs Briefing mit dem Eventfotografen als Arbeitsgrundlage, nicht als starres Dokument. Aktualisiere sie, sobald sich Ablauf, Bildziele oder Zuständigkeiten ändern. So bleiben die Absprachen nachvollziehbar und dein Team kann Änderungen frühzeitig weitergeben.

Planst du selbst Events, kannst du auf forevents passende Dienstleister für weitere Bausteine deines Vorhabens entdecken. Bist du Fotograf oder in einem anderen Eventbereich tätig, kannst du ein Anbieterprofil anlegen und dein Angebot präsentieren. Ein aussagekräftiges Profil hilft Interessierten, deine Leistungen und Schwerpunkte einzuordnen. Beschreibe klar, welche Veranstaltungen du begleitest und worauf du bei der Zusammenarbeit Wert legst.

Der nächste Schritt ist einfach: Richte dein Profil ein und präsentiere dein Angebot dort, wo Veranstalter nach Unterstützung suchen. So schaffst du eine klare Grundlage, um passende Buchungen zu erhalten.

Geh dein Profil in Ruhe durch und mach den ersten Schritt. Dein nächstes Eventprojekt beginnt mit einer klaren Vorstellung davon, was du anbietest.

Häufige Fragen zum Briefing mit einem Eventfotografen

Braucht es mehr als einen Fotografen?

Ein weiterer Fotograf kann sinnvoll sein, wenn Programmpunkte gleichzeitig stattfinden oder große Bereiche parallel dokumentiert werden sollen. Bei einer Preisverleihung könnte eine Person die Bühne festhalten, während eine zweite Gäste und Reaktionen einfängt. Entscheidend ist nicht allein die Gästezahl, sondern ob eine einzelne Person rechtzeitig zwischen den Motiven wechseln kann. Lege im Briefing fest, welche Bereiche gleichzeitig abgedeckt werden müssen.

Ergibt ein Briefing auch bei einer kleinen Veranstaltung mit 30-50 Personen Sinn?

Ja, auch bei einer kleinen Veranstaltung hilft ein kurzes Briefing, Prioritäten zu setzen. Bei einem Empfang mit 30-50 Personen möchtest du vielleicht sowohl die Begrüßung als auch ausgewählte Gespräche dokumentieren. Eine knappe Übersicht verhindert, dass der Fotograf die wichtigsten Momente erraten muss. Halte dafür Anlass, gewünschte Wirkung und einzelne Pflichtmotive fest. Der Umfang des Dokuments kann zum Format der Veranstaltung passen.

Sollte auch der Liefertermin der Fotos ins Briefing?

Ja, halte den Liefertermin schriftlich fest, besonders wenn die Bilder für eine geplante Veröffentlichung benötigt werden. Nenne den internen Redaktionsschluss und den Kanal, etwa einen Pressebeitrag oder einen Beitrag auf LinkedIn. Wenn einzelne Motive früher gebraucht werden als die vollständige Auswahl, vereinbare getrennte Termine. So lässt sich die Bildübergabe in die Abläufe für Kommunikation und Freigabe einplanen.

Wann muss das Briefing spätestens beim Fotografen sein?

Schicke das Briefing, sobald Ablauf, Location und Bildziele ausreichend klar sind. So kann der Fotograf seine Planung auf die Programmpunkte und örtlichen Bedingungen abstimmen. Bei späteren Änderungen erhält er eine aktualisierte Fassung statt mehrerer widersprüchlicher Nachrichten. Plane außerdem ein kurzes Abstimmungsgespräch vor dem Event ein. Bei größeren Projekten kann ein Re-Briefing offene Fragen vor Arbeitsbeginn sichtbar machen.

Warum reicht ein kurzes Gespräch oft nicht aus?

Im Gespräch können wichtige Details untergehen, etwa ein geänderter Bühnenablauf oder eine interne Bildfreigabe. Ein schriftliches Briefing hält fest, welche Absprachen gelten und wer Änderungen weitergibt. Das ist besonders hilfreich, wenn Marketing, Veranstaltungsleitung und Technik beteiligt sind. Fasse die vereinbarten Punkte nach dem Gespräch kurz schriftlich zusammen. So arbeiten alle Beteiligten mit derselben Fassung.

Was gehört in ein gutes Fotobriefing?

Ein gutes Fotobriefing verbindet Ziel und Umsetzung. Beschreibe, wofür die Bilder gebraucht werden, welche Wirkung sie erzielen sollen und welche Situationen dafür wichtig sind. Ergänze Ansprechpartner, Regeln für Ablaufänderungen, den Zugang zur Veranstaltung und Vorgaben zur Kleidung. Wenn eine Präsentation gezeigt wird, teile mit, ob die Inhalte auf der Leinwand lesbar sein müssen. So erhält der Fotograf neben den Motiven auch wichtige Rahmenbedingungen.

Was, wenn sich das Programm kurzfristig ändert?

Bestimme vorab eine Person, die Änderungen direkt an den Fotografen weitergibt. Wird eine Podiumsdiskussion verschoben, sollte sie auch mitteilen, ob dadurch ein anderer Programmpunkt Vorrang bekommt. Eine kurze Nachricht mit neuer Uhrzeit, Ort und Priorität ist während des Events hilfreicher als ein vollständig überarbeiteter Ablauf. Halte außerdem fest, welche Motive bei Zeitdruck unverzichtbar bleiben.

Welche Angaben gehören in ein Briefing für einen Eventfotografen?

Nenne Anlass, Zielgruppe und Ablauf mit Orten und Uhrzeiten. Ergänze wichtige Programmpunkte, gewünschte Motive, Bildstil, Ansprechpartner und organisatorische Hinweise zur Location. Beschreibe außerdem die geplanten Einsatzbereiche und Formate der Bilder. Bei einer Veranstaltung mit mehreren Räumen ist ein Raumplan hilfreich. So kann der Fotograf Wege, Perspektiven und Übergänge besser in seine Arbeit einbeziehen.